Kuruluş içindeki başına buyruk harcamalar, karanlık harcamalar veya hileli satın almalar…
Daha önce “Maverick satın alma” gibi bir ifade duydunuz mu? Özellikle satın alma departmanlarında çalışıyorsanız, doğrudan bu ifadeyi duymasanız da, bu kavrama aşina olabilirsiniz. Çünkü Maverick satın alma, yerleşik politika ve prosedürleriniz dışında gerçekleşen satın alma işlemidir.
Bu terim, rivayete göre sığırlarını damgalamayan sığır yetiştiricisi Samuel Maverick’ten gelmektedir. Satın alma süreci açısından, Maverick satın alma bu nedenle “kontrolsüz satın alma” olarak da adlandırılabilir.
Samuel Maverick, 1800’lerde Texas’ta yaşayan ve sığırlarını damgalamayı reddetmesiyle bilinen biridir. Bu alışılmadık uygulamanın sonucunda “Maverick” terimi, zamanla damgasız hayvanlarla ilişkilendirilmeye başlanmış ve en sonunda bağımsız olan, geleneklere meydan okuyan insanlar için kullanılmaya başlanmış.
Maverick satın alma (harcama), çoğunlukla çalışanlar ihtiyaç duydukları şeyi elde etmek için net bir yol olmadığını düşündüklerinde ortaya çıkar. Örneğin, çalışanlar uzun süren satın alma sürecinin nispeten basit bir satın alma için fazla karmaşık olduğunu düşünebilirler. Bu nedenle, bürokrasiyi ve gereksiz işlemleri aşmak için resmi prosedürleri atlayabilirler.
Aynı zamanda, acil bir durumda hızlı hareket etmenin, yerleşik prosedürü takip etmekten daha önemli olduğuna karar verebilirler.
Bunu şirket kredi kartına sahip olan ve prosedürlerle uğraşmak istemeyen bir çalışan, prosedürlere hakim olmayan bir satın almacı ya da baskı altına alınan bir tedarik uzmanı yapabilir.
Bu durum temel 2 nedenden kaynaklanabilir:
- Daha Hızlı Olduğunu Düşünmeleri: Çalışanlar, kendi kendilerine tedarik sürecinin resmi prosedürlerden daha hızlı olduğunu düşünebilirler.
- Sistemin Önemini Anlamamaları: Bazı çalışanlar, satın alma işlemlerinin kurumun tedarik sisteminden yürütülmesinin önemini kavramayabilir. Bu da Maverick satın almayı cazip hale getirebilir.
Buradaki ana konu art niyet olup olmaması değil, prosedürün dışına çıkılınca şirketin uğrayacağı zararlardır. Bu durum birçok soruna yol açabilir:
- Şeffaflık eksikliği: Maverick satın almalarda yapılan harcamaların takibi zorlaşır. Bu durum bütçe kontrolünü ve harcama kalemlerinin görünürlüğünü azaltır.
- Daha kötü koşullar: Şirketin anlaşmalı tedarikçileri yerine farklı kaynaklardan yapılan alımlarda, daha yüksek fiyatlar veya daha az elverişli sözleşme koşullarıyla karşılaşma ihtimali artar.
- Tedarik süreci sorunları: Maverick satın almalarda, malların teslim alınması, faturalandırma ve muhasebe işlemleri aksayabilir. Bu durum zaman kaybına ve ek iş yüküne neden olur.
- Fiyat karşılaştırılmasının olmaması: Tedarik süreci dışındaki alımlarda, rekabetçi fiyatlar elde etmek için farklı tedarikçilerden fiyat teklifi alma imkanı kaybolur. Bu durum şirketin fazla ödeme yapmasına neden olabilir.
Kısacası, Maverick satın alma şirketlerin maliyetlerini arttırabilir, süreçlerini aksatabilir ve daha iyi fırsatları kaçırma ihtimalini yükseltir. Bu nedenle şirketlerin tedarik süreçlerini düzenlemeleri ve çalışanların Maverick satın almanın riskleri konusunda bilgilendirilmeleri önemlidir.
Özellikle zaman baskısı, konunun acil olması, üst yönetimden X kişinin isteği ve bilgisi dahilinde olması gibi hiç bir etkenin şirketin tanımlı prosedürlerinden ödün vermenize neden olmamasına dikkat edin.
Ah, satın alma uzmanlarının hayatı! Zamana karşı yarış, her şeyin dün lazım olması stresi… Yetiştirme telaşı içinde bir oradan bir odaya koşturmalar, susmayan telefonlar, eksik evraklar, onay bekleyen faturalar… Hep bir telaş, hep bir koşuşturma! Belki de bir fincan kahve molası verip derin bir nefes almak lazım. Unutmayın, sakin olursak her şeyin üstesinden gelebiliriz.
Stres atmak için “riskli” bir önerim var: Bir sonraki siparişinizi bugün için değil de yarın için verin, bakın bakalım dünya yıkılıyor mu? 😉
Bir yanıt yazın